В сентябрьском номере журнала мы начали серию публикаций об автоматизации ювелирного магазина. Сегодня наш обозреватель Юлия Чумакова продолжает беседу с директором ООО «АТ-Консалтинг» Ириной Фроловой о внедрении программного обеспечения (ПО).

- Начнем с самого основного. Что же такое внедрение?

- Внедрение - процесс использова­ния ПО, который начинается с момента покупки программы и заканчивается тог­да, когда все пользователи программы полностью научились в ней работать. Все то, что нужно для этого сделать, и назы­вается внедрением.

- Так ли уж важно внедрение про­граммы?

- Внедрение - очень важный процесс автоматизации. Чем грамотнее он по­строен, тем легче будет в дальнейшем ра­ботать в программе. Можно купить хоро­шую программу и не суметь ее внедрить. Примерно 75% купленных программ так и остаются только лишь купленными.

Наверное, все слышали фразу: «Программу купили, но она у нас не по­шла», или даже: «Это плохая программа! Мы такую купили, но, оказалось, в ней работать нельзя...». На практике это означает, что работники торгового предприятия просто-напросто полени­лись и не сумели программу внедрить как следует.

- В чем основная сложность внедрения?

- Причин может быть сколько угодно. Главная - незаинтересованность пользо­вателей, неспособность оценить важность программы. Не секрет, что у всех работни­ков слишком много своих дел, для того чтобы всерьез заняться еще и програм­мой. «Это вещь не первой необходимости. Мы же обходились без нее раньше», - вот обычные доводы не в пользу ПО.

- Существует ли выход из данной ситуации? Как грамотно убедить со­трудников в необходимости внедре­ния программы?

- Знаете, на свете существует множе­ство вещей, которые мы не используем только потому, что не умеем ими пользо­ваться или не хотим узнать, как это про­исходит. Так и здесь. Выгоды автомати­зации не видны до начала использования ПО. Мой совет - отнеситесь к внедрению программы, как к генеральной уборке -процессу не очень приятному, который по возможности оттягивают, но который совершенно необходим для наведения порядка. Если решили автоматизировать учет, то надо браться - и всё! Внедрение ПО позволяет вести бизнес намного более организованно и планомерно.

- Внедрение обязательно должны проводить специалисты?

- Если речь идет о сложных системах, то, безусловно, да. Но если программа не­сложная, и предполагается, что в ней долж­ны работать один-три человека, то внед­рить программу можно и самостоятельно.

- С чего нужно начинать?

- Лучше сказать, с чего не нужно начи­нать: ни в коем случае не поручайте внед­рение программы кому-либо, кто абсо­лютно не заинтересован в наведении порядка. Таким человеком может быть знакомый программист, не имеющий по­нятия о бизнес-процессах вашего пред­приятия, секретарь, товаровед или бух­галтер, которого, по большому счету, все устраивает и новшества ему не нужны. Идеальный кандидат должен так же, как и вы, быть заинтересованным в наведении порядка, а следовательно, во внедрении автоматизации. Это непременное усло­вие успеха! Мы часто видим, что хороших результатов по внедрению ПО добивает­ся именно команда единомышленников из руководителя, товароведа, бухгалтера и заинтересованного программиста.

- Если нужные люди найдены, что делать дальше?

- Нужно последовательно пройти весь путь внедрения ПО.

Шаг 1. Собрать заинтересованных людей и сообща составить план работ.

«Но как планировать то, что не зна­ешь?», - спросите вы. Но в первом плане должно быть всего два пункта: 1) устано­вить программу на компьютер и 2) войти в нее. Теперь полдела сделано!

Шаг 2. Составить второй план работ, где будет пункт «изучение инструкции по работе с программой».

Бесспорно, занятие не из легких. Однако не стоит изучать всю инструк­цию сразу. Выясняйте постепенно, по отдельным операциям, как, к примеру, оприходовать товар, положим, одно кольцо, затем - как его продать. И так далее. Затем надо посмотреть, как это отразится в каком-либо отчете.

Вы быстро поймете, что разбирать­ся в отдельных операциях достаточно просто. Процесс изучения работы с ПО походит на уроки вождения: в первый раз, когда отрабатывается навык, нуж­но просто тронуться и остановиться. Ни в коем случае не нужно мучить себя изучением всей инструкции, чтобы не появилось опасения, что вы не справи­тесь с этим никогда. Вы, безусловно, успешно освоите все возможности ав­томатизации, только на это нужно некоторое время.

Если первые шаги вы проделали удач­но, двигайтесь дальше. Так постепенно вы узнаете все основные возможности программы и приобретете необходимые навыки. Главное - уделять обучению ми­нимум 15 минут в день. Согласитесь, это немного. На этом этапе необязательно знать все о программе. Но самые важные операции надо научиться выполнять уве­ренно и безошибочно.

После того, как все, я подчеркиваю, все заинтересованные лица смогут рабо­тать в программе, можно переходить к следующему этапу.

Шаг №3. И снова график работ! На этот раз нужно решить, когда заводить остатки в программу. Надо четко представлять, сколько времени вам понадобится на ввод остатков. Для этого советую перемножить время, затраченное на ввод данных о еди­нице товара, на общее количество товара.

Затем нужно назначить день, с кото­рого начнется работа по-новому, и ответ­ственных за процесс, Обязательно по­дробно разъяснить всему персоналу, что вы делаете и зачем.

Шаг №4. Завести остатки в програм­му и начать торговать с ее помощью.

Шаг №5. На этапе становления про­граммы, внимательно следите и опе­кайте свое «детище». Контролируйте сотрудников, узнавайте, какие у них возникают проблемы, давайте им реко­мендации, советуйтесь с профессиона­лами. Главное, чтобы каждый участник процесса понял, что автоматизация -это всерьез и надолго.

Шаг №6. Первое время почаще про­водите инвентаризацию, благо хорошие программы позволяют делать это за час-полтора. Это даст вам возможность опе­ративно «отлавливать» ошибки и ис­правлять их.

Шаг №7. Совершенствуйте свои знания в области автоматизированного учета. Используйте программу на все 100%, и тогда она станет незаменимой помощницей.

Эти шаги прошли уже очень многие. Уверена, получится и у вас. Хочется толь­ко добавить, что все, о чем мы говори­ли, - это своего рода ликбез для начина­ющих пользователей достаточно простых учетных программ. Поэтому не следует пы­таться применять это к сложному ПО или рекомендовать лицам, профессионально занимающимся внедрением программ. Но главное, помните: непременным условием начала автоматизации магазина является хорошее качество самого ПО.

В следующий раз мы поговорим о торговом оборудовании и его исполь­зовании при автоматизации. Желаю ус­пехов и удачного бизнеса!