Еще в рубрике
В сентябрьском номере журнала мы начали серию публикаций об автоматизации ювелирного магазина. Сегодня наш обозреватель Юлия Чумакова продолжает беседу с директором ООО «АТ-Консалтинг» Ириной Фроловой о внедрении программного обеспечения (ПО).
- Начнем с самого основного. Что же такое внедрение?
- Внедрение - процесс использования ПО, который начинается с момента покупки программы и заканчивается тогда, когда все пользователи программы полностью научились в ней работать. Все то, что нужно для этого сделать, и называется внедрением.
- Так ли уж важно внедрение программы?
- Внедрение - очень важный процесс автоматизации. Чем грамотнее он построен, тем легче будет в дальнейшем работать в программе. Можно купить хорошую программу и не суметь ее внедрить. Примерно 75% купленных программ так и остаются только лишь купленными.
Наверное, все слышали фразу: «Программу купили, но она у нас не пошла», или даже: «Это плохая программа! Мы такую купили, но, оказалось, в ней работать нельзя...». На практике это означает, что работники торгового предприятия просто-напросто поленились и не сумели программу внедрить как следует.
- В чем основная сложность внедрения?
- Причин может быть сколько угодно. Главная - незаинтересованность пользователей, неспособность оценить важность программы. Не секрет, что у всех работников слишком много своих дел, для того чтобы всерьез заняться еще и программой. «Это вещь не первой необходимости. Мы же обходились без нее раньше», - вот обычные доводы не в пользу ПО.
- Существует ли выход из данной ситуации? Как грамотно убедить сотрудников в необходимости внедрения программы?
- Знаете, на свете существует множество вещей, которые мы не используем только потому, что не умеем ими пользоваться или не хотим узнать, как это происходит. Так и здесь. Выгоды автоматизации не видны до начала использования ПО. Мой совет - отнеситесь к внедрению программы, как к генеральной уборке -процессу не очень приятному, который по возможности оттягивают, но который совершенно необходим для наведения порядка. Если решили автоматизировать учет, то надо браться - и всё! Внедрение ПО позволяет вести бизнес намного более организованно и планомерно.
- Внедрение обязательно должны проводить специалисты?
- Если речь идет о сложных системах, то, безусловно, да. Но если программа несложная, и предполагается, что в ней должны работать один-три человека, то внедрить программу можно и самостоятельно.
- С чего нужно начинать?
- Лучше сказать, с чего не нужно начинать: ни в коем случае не поручайте внедрение программы кому-либо, кто абсолютно не заинтересован в наведении порядка. Таким человеком может быть знакомый программист, не имеющий понятия о бизнес-процессах вашего предприятия, секретарь, товаровед или бухгалтер, которого, по большому счету, все устраивает и новшества ему не нужны. Идеальный кандидат должен так же, как и вы, быть заинтересованным в наведении порядка, а следовательно, во внедрении автоматизации. Это непременное условие успеха! Мы часто видим, что хороших результатов по внедрению ПО добивается именно команда единомышленников из руководителя, товароведа, бухгалтера и заинтересованного программиста.
- Если нужные люди найдены, что делать дальше?
- Нужно последовательно пройти весь путь внедрения ПО.
Шаг 1. Собрать заинтересованных людей и сообща составить план работ.
«Но как планировать то, что не знаешь?», - спросите вы. Но в первом плане должно быть всего два пункта: 1) установить программу на компьютер и 2) войти в нее. Теперь полдела сделано!
Шаг 2. Составить второй план работ, где будет пункт «изучение инструкции по работе с программой».
Бесспорно, занятие не из легких. Однако не стоит изучать всю инструкцию сразу. Выясняйте постепенно, по отдельным операциям, как, к примеру, оприходовать товар, положим, одно кольцо, затем - как его продать. И так далее. Затем надо посмотреть, как это отразится в каком-либо отчете.
Вы быстро поймете, что разбираться в отдельных операциях достаточно просто. Процесс изучения работы с ПО походит на уроки вождения: в первый раз, когда отрабатывается навык, нужно просто тронуться и остановиться. Ни в коем случае не нужно мучить себя изучением всей инструкции, чтобы не появилось опасения, что вы не справитесь с этим никогда. Вы, безусловно, успешно освоите все возможности автоматизации, только на это нужно некоторое время.
Если первые шаги вы проделали удачно, двигайтесь дальше. Так постепенно вы узнаете все основные возможности программы и приобретете необходимые навыки. Главное - уделять обучению минимум 15 минут в день. Согласитесь, это немного. На этом этапе необязательно знать все о программе. Но самые важные операции надо научиться выполнять уверенно и безошибочно.
После того, как все, я подчеркиваю, все заинтересованные лица смогут работать в программе, можно переходить к следующему этапу.
Шаг №3. И снова график работ! На этот раз нужно решить, когда заводить остатки в программу. Надо четко представлять, сколько времени вам понадобится на ввод остатков. Для этого советую перемножить время, затраченное на ввод данных о единице товара, на общее количество товара.
Затем нужно назначить день, с которого начнется работа по-новому, и ответственных за процесс, Обязательно подробно разъяснить всему персоналу, что вы делаете и зачем.
Шаг №4. Завести остатки в программу и начать торговать с ее помощью.
Шаг №5. На этапе становления программы, внимательно следите и опекайте свое «детище». Контролируйте сотрудников, узнавайте, какие у них возникают проблемы, давайте им рекомендации, советуйтесь с профессионалами. Главное, чтобы каждый участник процесса понял, что автоматизация -это всерьез и надолго.
Шаг №6. Первое время почаще проводите инвентаризацию, благо хорошие программы позволяют делать это за час-полтора. Это даст вам возможность оперативно «отлавливать» ошибки и исправлять их.
Шаг №7. Совершенствуйте свои знания в области автоматизированного учета. Используйте программу на все 100%, и тогда она станет незаменимой помощницей.
Эти шаги прошли уже очень многие. Уверена, получится и у вас. Хочется только добавить, что все, о чем мы говорили, - это своего рода ликбез для начинающих пользователей достаточно простых учетных программ. Поэтому не следует пытаться применять это к сложному ПО или рекомендовать лицам, профессионально занимающимся внедрением программ. Но главное, помните: непременным условием начала автоматизации магазина является хорошее качество самого ПО.
В следующий раз мы поговорим о торговом оборудовании и его использовании при автоматизации. Желаю успехов и удачного бизнеса!