Еще в рубрике
В сентябрьском номере журнала мы начали серию публикаций об автоматизации ювелирного магазина. В этот раз директор ООО «АТ-Консалтинг» Ирина Фролова, специалист по автоматизации предприятий с 20-летним стажем, продолжит свой рассказ о том, как с помощью программного обеспечения можно автоматизировать ювелирный магазин, и основных принципах успешной автоматизации.
Традиционно считается, что автоматизация – это внедрение электронных систем управления на предприятии. Эти системы, будь то отдельная программа или целый программный комплекс, призваны в той или иной мере облегчить труд человека. Если говорить об автоматизации ювелирной торговли, то здесь речь идет как о небольших предприятиях с одной точкой продаж, так и о более крупных – с несколькими точками и, наконец, о крупных организациях, которые занимаются оптовыми и розничными продажами, имеют сеть магазинов и филиалов по всей стране. Различают несколько подходов к автоматизации.
«Кусочная», или хоатичная автоматизация. Такая автоматизация скорее наносит вред предприятию и усложняетжизнь сотрудникам, чем помогает им! Хаотичность в том, что автоматизации, посути, нет. Программа устанавливается наотдельных участках, или вообще на одномучастке предприятия, без четкого понимания, зачем это вообще нужно. В результате получаются некие «куски» информации, которые сложно собрать воединои тем более проанализировать. Например, в программе ведут справочник товаров и формируют только ценники натовар. А в бухгалтерии формируют платежные поручения и распечатывают ихна принтере. Как вы думаете, какуюаналитику можно получить из этих двух«кусков»? Правильно, никакую.
Автоматизация по участкам. Подразумевает автоматизацию отдельных подразделений предприятия, например, бухгалтерии, склада и т. д. Обычно, этот подход используют предприятия, которые по тем или иным причинам не могут автоматизировать все участки сразу. Без четкого плана такая автоматизация не будет эффективна и неизбежно перерастет в хаотичную.
Автоматизация по направлениям. Подразумевает автоматизацию отдельных направлений деятельности предприятия, таких, как производство или торговля. Такой подход сложен, занимаетмного времени и требует создания четкой модели работы всего предприятия.Применительно к ювелирному магазинуговорить об автоматизации по направлениям деятельности не приходится, поскольку здесь только одно направление –розничная торговля.
Полная автоматизация. Подразумевает объединение различных процессов, происходящих на предприятии, в единую систему. В результате такая система управления предприятием должна привести к повышению экономической эффективности деятельности. К сожалению, и этот способ требует создания детальной модели функционирования всего предприятия.
Рассмотрим конкретный пример автоматизации предприятия розничной ювелирной торговли, структура которого включает следующие основные подразделения: руководитель, бухгалтерия, склад, магазин. Вне зависимости от того, есть ли реально все эти подразделения или нет, информация, с точки зрения ее движения, виртуально проходит все эти участки, попадая в результате к руководителю. Структура эта должна быть отражена в программе для того, чтобы была возможность получать информацию по каждому участку.
Склад. Изначально весь товар поступает на склад, причем складов (мест хранения) может быть несколько. На складе происходит приемка товара по количеству, качеству и сумме. В программе это отражается с помощью приходной накладной. Обращаю ваше внимание на то, что в профессионально сделанной программе должны быть учтены основные особенности ювелирной торговли, а именно: одновременный учет штучного и весового товара, уникальность каждого изделия. Уникальность обеспечивается за счет использования системы штрих-кодов.
К программе целесообразно подключить торговое оборудование (для склада – сканер штрих-кодов и принтер этикеток). Это позволяет максимально сократить взаимодействие человека с программой и, как следствие, свести риск появления ошибок к минимуму.
При приеме товара обычно бывает нужно знать, на какую сумму поступил товар. Помимо этого, именно при приемке можно сформировать продажную цену на изделие. Это можно сделать в приходной накладной путем назначения процентов или суммы наценки, либо путем проставления продажной цены вручную. Вся информация о каждом изделии – закупочная цена, цена продажи, вес, размер, поставщик и все его характеристики – будет храниться в программе. Таким образом, в любой момент можно получить обобщенную информацию о приходе товара, которая необходима бухгалтерии для оплаты товара и отслеживания взаиморасчетов с поставщиками.
Со склада осуществляются и возвраты товара поставщикам. Причем, чтобы сформировать документ возврата, достаточно просто отсканировать штрих-код изделия. Вся информация о товаре – наименование, вес, размер, закупочная цена – попадут в документ автоматически. Эта информация также должна попасть в бухгалтерию.
Склад – Магазин. После оприходования товара на складе и назначения продажной цены изделия можно передавать в торговый зал (магазин). Чтобы переместить товар со склада в магазин, достаточно отсканировать штрих-код изделия.
Магазин. Рабочее место продавца в нашем примере должно быть оборудовано сканером штрих-кода и кассовым аппаратом. Здесь происходит реализация изделий по уже сформированным в момент прихода ценам. Продавец не должен иметь возможность менять цены на изделия самостоятельно. Если в этом есть необходимость, то сделать переоценку должен товаровед или бухгалтер.
При реализации, которая также сопровождается сканированием штрих-кода изделия, возможно предоставление скидки, определяемой конкретной суммой или процентом. Также возможно использование системы накопительных дисконтных карт. Информация о скидке остается в программе, и при возврате изделия от покупателя продажная цена будет занесена в программу с учетом предоставленной скидки.
Если кассовый аппарат подключен к программе, то при реализации чек пробивается автоматически. Информация о сумме выручки, необходимая бухгалтерии, содержится в Z-отчете, снятом с кассового аппарата. Сумма выручки по Z-отчету и по отчету о продажах в программе должны совпадать.
Товаровед. Информация об остатках изделий в магазине, а также о движении товаров на точке продаж имеет очень большое значение для товароведа. Он всегда должен иметь возможность видеть, сколько какого товара, от каких производителей имеется в магазине и что есть на складе. С помощью программы товаровед может посмотреть, например, сколько изделий из золота 585-й пробы осталось на точке; или сколько цепей длиной 60 см было продано в магазине; или сколько колец 15 размера, конкретного производителя есть на складе. Такого рода информация незаменима для планирования закупок и анализа продаж.
Инвентаризация. Во время инвентаризации происходит взаимодействие бухгалтерии с магазином и складом. Данные бухгалтерского учета, данные оперативного учета и фактические данные в идеале должны совпадать. С помощью программы инвентаризация проводится довольно быстро, и для этого не нужно закрывать магазин на целый день. К примеру, инвентаризация на точке с 5000 наименований занимает около двух часов.
Процесс автоматизированной инвентаризации отражается в документе, куда данные попадают путем сканирования штрих-кодов изделий, фактически присутствующих на том или ином складе. В итоге, программа выдает документ сверки наличия, где можно увидеть расхождения: недостачу или излишки. Для примера: в одной крупной организации, где внедрена наша программа, расхождение составило 2 позиции из 10000. В результате выяснения обнаружилось, что эти позиции ошибочно перемещены на другой склад. Если в ходе проверки выясняется, что действительно имеет место недостача или излишек, это оформляется соответствующими документами.
Итак, мы получаем некую схему движения информации между структурными единицами торгового предприятия.
Как видно из схемы, на каждом участке обработки первичной информации происходит сверка – своего рода взаимный контроль участков. В результате такого оборота информации бухгалтерия получает обобщенные данные о приходе и реализации, а товароведы – данные об остатках и движении товара.
Руководитель. Что же автоматизация дает руководителю? Со склада он может получить информацию самого разного рода, начиная от остатков и заканчивая анализом продаж тех или иных изделий. Такая детальная информация о продажах поможет руководителю принять решения, например, относительно того, стоит ли менять ценовую политику, вносить коррективы в ассортимент, вводить скидки и т. д.
Из бухгалтерии приходят более общие данные о финансовом состоянии предприятия, информация о задолженностях перед поставщиками и т. д.
Из магазина руководитель также может получить информацию, необходимую для эффективного управления. Например, о том, у какого продавца выручка больше, или кто лучше продает тот или иной вид изделий.
Весь смысл процесса автоматизации можно свести к одной фразе: «Эффективное управление здесь и сейчас». Помимо этого, автоматизация помогает наладить учет на предприятии, что немаловажно для получения реальных данных о его деятельности. Нельзя не сказать и о функции контроля над определенными участками предприятия.
В заключение хочется отметить, что автоматизация – это очень эффективный инструмент при грамотном его использовании.
125362, Москва,
ул. Свободы, д. 35, стр. 18
Тел./факс: (495) 589-22-90
e-mail: info@at-k.ru, http: www.at-k.ru
Фролова Ирина Николаевна
Петрова Ольга Владимировна